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【皆知らない】仕事ができる人の「メールの書き方(文章等)」

【はじめに】
この内容は、私が自分用に作成している「Youtube」
および、音声メディア「Voicy」で語るシナリオを無修正で公開しています。
ゆえに、構成や誤字や文章に読みにくい点もあると存じます。ご容赦ください。
ぜひ、Youtube、Voicyもチェックしてみてください!

=Youtube(10分でスキルをインプット)
https://www.youtube.com/channel/UCLI1ta1jCqMZeHSqY95lhlQ

=Voicy(5分の聞き流しでインプット)=
https://voicy.jp/channel/1766

=Udemy(本格的なスキルを3時間でインプット)=
https://www.rasisalab.com/column/udemy

 

ご挨拶(Voicy用) ※ここは飛ばしてお読みください

おはようございます。研修トレーナーの伊庭正康です。
このチャンネルは、1日5分 朝7:30からスグに使える仕事のヒントをお届けしていきます。

研修に年200回登壇し、30冊のビジネス書を書いて来た私が、
えりすぐり、テクニックを紹介します。  

今日の活力になればうれしいです。
このVoicyでは、今日から使える仕事のヒントを5分で、
Youtubeでは、その仕事のスキルを少し長めに、
Udemyでは、テキストをダウンロードしてがっつり学べます。

使い分けていただければ嬉しいです。詳しくは、チャンネル紹介欄にリンクを張っておきます。
(このコラムでは、冒頭をご覧ください)

 

 

ご挨拶(Youtube用) ※ここは飛ばしてお読みください

研修トレーナーの伊庭正康です

《このチャンネルは》

・コミュニケーション力、営業力等「仕事のテクニック」を紹介する
 「ビジネスパーソンのためのチャンネル」です。


・研修に年200回登壇し、30冊のビジネス書を書いて来た私が、えりすぐり、
 1か月で100個程度のテクニックを紹介します。  
 ペースは週4回程度、登録、よろしくお願いします。

 

・また、朝の7時半から、音声メディアの「Voicy」、
  本格的にテキストを使って学びたい方には「Udemy」でも発信していますので、
 概要欄に貼っておきます。併せてよろしくお願いします。

 

 

今日のメソッド

さて、今日、紹介するテーマは「仕事ができる人とわかるメール文章」についてです。
今は、直接話すより、メールでのやりとりが増えているのではないでしょうか。
でも、しっかりと教わったことのある人は少ないのではないでしょうか。
メールの文章をみるだけで、この人、仕事できないな、とは思われたくないものです。

今日は、5位から1位までランキング形式でお届けします。
1位は、私が20年、お取引きしたお取引き先との付き合いをやめたメール文例も紹介します。
意外と、ハッとするのではないでしょうか。
メールを見ただけでセンスの良い人と思われるための
ヒントになればうれしいです。
ランキング形式で紹介します。※主観のランキングですが。

 

5位 できる人のメール:お互いの手間をかけない

  • 相手の手間を考えるとまとめて聞くのが正解。

  • たとえば、私が前職で行っていた求人広告の原稿確認に際。
    「では、原稿作成にかからせていただきます。
    この後、水曜にはごらんいただけようにします。
    もし、変更があれば、木曜の17時までにご連絡ください。
    なければ、自動的に入稿いたしますので、ご安心ください。」

  • 「月曜から掲載が開始になります。
    早ければ、当日から応募が入りますので、ご対応のほど、
    よろしくお願い申し上げます。
    当日、私からメールをさせていただきますので、(タイマー設定)
    ご不明な点やぎご不安がございましたら、
    おっしゃってくださいませ。」

    までをメールに記載。

  • なので、やりとりが少ないので、相手も自分もラク。

 

 

4位 できる人のメール:件名のみで要件がスグにわかる

  • 「お世話になっております」「会議の件」など、件名だけでわからないのはダメ。

  • 「見積書のお願い」「お打ち合わせの日程調整の件」など、わかるように。
  • 【    】←「墨付きかっこ」、を使うとさら良い

     【日程調整依頼】今週の販売ミーティングの件

     

     

     

3位 できる人のメール:文章が長くなる際、箇条書きを使っている

  • 隙間がないと、相手のことを考えていないように思われる。読みにくい。

  • 「読みづらいメール」の特徴

    ・1行の文字数が多い
    ・改行や空白の行がない
    ・長文
    ・箇条書きせず文章で書かれている

    ~NG例~

    お世話になっております。らしさラボ 伊庭でございます。来週の販売プロジェクト
    のミーティングの件で、連絡をさせていただきました。
    場所は、A会議室で、15時から30分で行います。事前に資料を添付させていただきますので、
    御目通しくださいませ。ご不明な点等、ございましたら、おっしゃってくださいませ。
    議題は、現在の進捗共有、トピックスの共有、来月の対策、の3点です。 
    よろしくお願い申し上げます。

    ~OK例~

    お世話になっております。
    らしさラボ 伊庭でございます。

    来週の販売プロジェクトのミーティングの件で、
    連絡をさせていただきました。ご確認ください。

    場所:A会議室
    時間:15:00-15:30
    議題:(1)現在の進捗共有
       (2)トピックスの共有
       (3)来月の対策

    ※事前に添付の資料を御目通しください。

    ご不明な点等、ございましたら、おっしゃってくださいませ。
    よろしくお願い申し上げます。

  • 隙間を空けて、箇条書きにするとわかりやすくなる。

 

  

2位 メールでの注意:終業時間を超えるメールをしない

  • 海外とのやりとりではなく、国内を想定。
  • 休日、夜はNG。※時間外(これはセンス)

  • 相手が気を使って「すぐに返信しなきゃ」と思うことも考えらる。
    自社の印象を悪くしたりトラブルに発展したりする可能性もある。
  • タイマー設定し、平日のAM8:30以降に送るとベスト。

  • 行動はNG。名刺はOKと考えるといい。(御請求書やお見積書 OK)

 

 

 

1位 できる人のメール:相手の感情のケアできている

  • 用件をシンプルに、と習うため愚直にやると失敗する。

    〇〇様

    いつもお世話になります。

    不具合が発表されており、

    調整が必要になります、

    作業時間は約30分になります。

    大変恐縮ですがご都合良い日に、

    お店へお立ち寄り頂けたらと思います。

     

    ↓ (返信)

    〇〇様

    お世話になります。伊庭でございます。

    ご連絡ありがとうございます。

    今月は、私がこちらにいないため

    別の者が寄せていただきます。

     

    その節は、よろしくお願い申し上げます。

    ありがとうございます

    ↓ (お店の返信)

    〇〇様

    おはようございます。かしこまりまた。

    ご来店前に、私までご連絡頂けたらと思います。

    宜しくお願い致します。

    (署名なし)

  • 同じようなことが続き、取引をしていたが、いったんやめることに。

  • では、正解例。


    〇〇様

    いつもお世話になります。

    あいにくでございますが、〇〇の不具合が発表されました。

     

    ご購入いただいたばかりですのに、誠に申し訳ございません。

    お忙しいとは存じておるのですが、調整作業をさせていただきたく、

    一度、お店にお越しいただいてもよろしいでしょうか。

    作業時間は約30分になります。

    御足労をおかけし、誠に恐縮です。

    ご連絡賜れましたら、幸いでございます。

    よろしくお願い申し上げます。

 

 

ヒントになれば嬉しいです!!

 

 

 

おわりに

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では、今日も素敵なチャレンジを!

 

 

 

 

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